O software de gestão é sem duvidas muito importante para o desenvolvimento de sua empresa. Desde organizar as tarefas do dia a dia aumentando a produtividade de sua equipe, as soluções estão presentes com o intuito de facilitar sua vida, e que possa ajudar a resolver problemas que podem acontecer.
Por esses motivos é muito importante saber qual software escolher, ver se o fornecedor atende suas necessidades, para não perder tempo e desperdiçar dinheiro. Por isso fizemos 5 passos para te ajudar a escolher um software de gestão que vai ajudar sua empresa, a aumentar a produtividade e eficiência do seu negócio.
1 – Quais as necessidades e objetivos de sua empresa
Se dedique para estudar as necessidades de sua empresa e verifique como as operações estão sendo estruturadas. Isso vale para todos os departamentos, processos e quem os executa. O objetivo é:
- Encontrar falhas
- Barreiras
- Problemas crônicos
Tudo que impede a evolução do negócio. Quanto mais informação tiver, mais fácil será para identificar um software de gestão que pode oferecer as soluções mais adequadas. Depois de ter listado as principais dificuldades da sua empresa, estabeleça quais serão os objetivos que espera alcançar com o software de gestão. Como por exemplo, o objetivo do software é controlar o fluxo de trabalho, caso a rentabilidade dos projetos é baixa, a ferramenta precisa te ajudar a descobrir quanto custa cada colaborador em um projeto, de modo a formar uma equipe mais ágil.
Mas antes de tomar a sua decisão final, é muito importante pesquisar junto ao fornecedor quais operações podem ser integradas ao sistema. Por exemplo, pergunte ao fornecedor se é possível visualizar e gerenciar o estoque, realizar ordens de compra e venda, cuidar das finanças, gerar relatórios de resultados, implementar as práticas de CRM entre outros. Lembre-se, caso você já utiliza planilhas ou um sistema diferente para gerenciar cada uma dessas atividades, um software de gestão consegue integrar todas essas operações, tornando uma solução mais eficiente.
2 – Um software com escalabilidade e que tenha um ótimo controle de gastos
Se você tem em mente, a ideia de expandir o negócio, assegure-se também se o software que você vai escolher estará pronto para crescer junto a você. O sistema deve conter os recursos e as ferramentas funcionando e serem capazes de oferecer um gerenciamento de qualidade à medida que a empresa cresce. Olhe com preferência para um software que possa lidar com um número maior de pedidos do que você está acostumado atualmente. Assim, você não perde nenhuma oportunidade de vendas futuramente.
Um dos principais fatores que levam uma empresa a buscar um software de gestão é o controle financeiro. Pois a falta de organização e de clareza sobre como os recursos que estão sendo gastos em um projeto costuma ser uma dor que muitas equipes passam, e que gera efeitos em toda a organização, já que no final é necessário prestar contas ao cliente e à diretoria. Sendo assim, uma boa ferramenta deve oferecer funcionabilidades que permitem entender e controlar esses gastos.
3 – Veja se é possível replicar blocos de tarefas de projeto, sempre priorizando o suporte oferecido pelo software
Se a sua equipe trabalha com projetos muito parecidos ou segue os mesmos passos com frequência, a possibilidade de criar modelos de projetos e reutiliza-los é imprescindível para economizar tempo e otimizar o trabalho. Leve isso em consideração na hora de eleger o seu software de gestão.
E veja também o suporte oferecido, pois se tratando de softwares, sempre a uma possibilidade de você se deparar com alguma dificuldade técnica ou ter dúvidas sobre como executar alguma função. Por esse motivo, é necessário escolher um sistema que trabalhe vinte e quatro horas por dia nos sete dias da semana é muito importante, pois você evita situações onde precisará esperar um retorno apenas num outro dia para solucionar o problema. Com toda certeza você ficará muito mais tranquilo em saber que tem um profissional sempre à disposição para te ajudar nos momentos mais difíceis.
4 – Fique atento se a ferramenta proporciona uma gestão simples e lembrando benefícios de automação
O software tendo uma metodologia ágil, sem dúvidas é um dos principais requisitos para o desenvolvimento de um software para empresas de todos os segmentos. Por esse motivo escolher um software de gerenciamento que seja simples de usar e fácil para treinar sua equipe de colaboradores. Caso você tenha a oportunidade de testá-lo antes, aproveite. Dessa forma, você pode ter uma experiência breve, porém suficiente, de como o sistema funciona. As facilidades intuitivas agregadas, permite que as suas análises e tarefas sejam executadas mais rapidamente, poupando tempo tanto para os colaboradores quando para os gestores.
Utilize a tecnologia a seu favor e deixando tudo automatizado, permitindo que você economize com mão de obra, reduzindo o tempo de execução para cada tarefa, baixando o índice de falhas humanas nos processos, não tendo mais a necessidade de refazer todo o trabalho. As análises de tarefas podem ser automatizadas pelo software de gestão, agregando um nível mais elevado de eficiência para o seu negócio.
Ter um software que organize o fluxo de trabalho é útil, mas ter um que também forneça relatórios de performances dos colaboradores é extremamente importante. Assim, você será capaz de entender quem precisa ter seus esforços reconhecidos, e quem precisa aprimorar o desempenho.
5 – Atende a produtividade de seus colaboradores e que se preocupe com atualizações
Tenha um software de gestão que mostre relatórios bem detalhados, deixando muito mais fácil descobrir os problemas de produtividade da equipe. E com processos automatizados, você consegue tornar os colaboradores mais produtivos.
Procure entender se o fornecedor oferece as atualizações necessárias para um software de gestão, pois com o tempo pode se tornar ultrapassado e rapidamente perder toda aquela eficiência obtida no início. Para que isso não ocorra com o seu negócio, escolha uma solução que olha para o futuro e esteja continuamente trabalhando em melhorias. Upgrades (atualizações) oferecendo novos recursos e ferramentas, são sempre primordiais e muito significativo para evoluir os métodos de gerenciamento.
Dica extra – Não pense que preço baixo significa bom negócio
Preço é uma coisa muito importante por isso é sempre bom pesquisar bastante na hora de escolher um software de gestão, mas tome cuidado preço baixo nem sempre é um bom negócio. Isso porque versões gratuitas possuem ferramentas e recursos extremamente limitados e não recebem as atualizações necessárias para sua empresa. Além de que, a segurança dos dados pode ficar comprometidos.
Procure por um sistema que seja rentável para o seu negócio e deve considerá-lo um investimento em vez de um custo. No final de cada expediente, a eficiência e lucros aumentados devem ser vistos como um retorno que faz valer a pena pagar por ele. Independentemente dos produtos e serviços que vende, contar com um software melhora o negócio em todos os aspectos e consequentemente aumentando suas chances de sucesso.
